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デキる就活生になるための送付状の書き方6つのポイント


企業へエントリーシートなど応募書類を送る際、送付状を添えていますか?先日の記事では、封筒の書き方についてご紹介させて頂きました。封筒の書き方からサッパリ分からない!という方は、これでバッチリ!エントリーシートを郵送する時の5つのマナーをまずは読んでみて下さい。今回は、エントリーシートに添える送付状の書き方を調べてまとめましたので、ぜひ参考にしてみて下さいね。

 

送付状って?

送付状とは、ファックスや郵便物を送る時に、その書類の送付者や宛先、内容、枚数に時候の挨拶などを加えた書類のことを言います。添え状やカバーレターなんて呼ばれ方もしているそうです。企業にエントリーシートを提出する際、エントリーシートを1枚封筒に入れて送付するのではなく、送付状を添えることによって、封筒を受け取った方(採用担当者)は容易に書類の中身を確認することが出来ます。

 

送付状の書き方ポイント

送付状の内容や順序は形式化されているようなので、以下を参考にしてみて下さい。

送付状 就活

 日付

Wordの右寄りに日付を記載します。

 宛先

会社名、部署名まで正しく書くことを心掛けましょう。

 差出者名

住所、大学名、氏名、連絡先、E-mailアドレスを記載します。

4 タイトル

どのような書類が入っているのかを記します。

5 時候の挨拶

時候の挨拶は、普段使わないので難しいですよね。この表を参考に書いてみてはいかがでしょうか?

1月 ・初春の候・寒冷の候 7月 ・猛暑の候・夕立の候
2月 ・立春の候・残寒の候 8月 ・残暑の候・秋暑の候
3月 ・早春の候・春暖の候 9月 ・初秋の候・秋色の候
4月 ・陽春の候・春風の候 10月 ・仲秋の候・時雨の候
5月 ・新緑の候・葉桜の候 11月 ・晩秋の候・落葉の候
6月 ・梅雨の候・子夏の候 12月 ・師走の候・立冬の候

 

 記書き

入っている書類をすべて記載します。エントリーシートの他に履歴書が入っている場合には、

・エントリーシート

・履歴書

と記載します。

 

送付状の書き方まとめ

もちろん大切なのは中身ですので、エントリーシートの内容が最も重要視されると思います。ですが、ビジネスマナーとして送付状の書き方をマスターしておくと、社会人になってからもきっと役立つはずです! ただし、企業によっては、「送付状は不要です」と要項に書いてある場合もありますので、しっかり要項を読んで送付状を添えるようにしましょう。

・日付 

送付状を作成した日付を記載します。

・宛先 

会社名、部署名など詳細まで記載します。

・差出者 

住所、大学名、氏名、携帯番号、メールアドレスを記載します。

・タイトル 

エントリーシート送付についてなどタイトルを記載します。

・時候の挨拶 

季節にあった挨拶文を記載します。

・記書き

同封している書類内容を記載します。

 


これでバッチリ!エントリーシートを郵送する時の5つのマナー


エントリーシート作成に追われている方が多いのではないでしょうか?私も2月に入って毎日のようにエントリーシートの締切りに追われています。友人の中にはまだエントリーシートを提出していない人もいますが、多くの方が一度はエントリーシート提出を経験したのではないでしょうか?

しかし、エントリーシートは書けたものの、手書き郵送の場合、どうすれば良いのかいまいち分からない方もいらっしゃるはずです。私も初めて企業へエントリーシートを送る時に何を書けば良いのか悩みました。そこで、封筒の書き方やエントリーシートを送付する時のマナーを調べてまとまてみましたので、ぜひお読み下さい。

エントリーシート 封筒

宛名には敬称をつける

宛名には様や御中、殿などありますが、何て書けば良いのか分からない方もいらっしゃるのではないかと思いますので、以下を参考にして下さい。

宛名 敬称
個人 佐藤 様
官庁、会社、学校 御中 〇〇株式会社 御中
職名 殿 採用担当者 様
個人付職名 様、殿 人材課佐藤 様

 

内容物を記載する

封筒の表面の左に、「エントリーシート在中」など内容物を赤字で記載します。上記の図のように、エントリーシート在中の文字を囲むと見やすいので、私は赤ペンで囲って提出しています。

 

封筒の裏には名前を記載する

封筒の裏には、イラストのように自分の住所、大学名、氏名を記載し、いつ郵送したかを記載します。上記の図を参考にしてみて下さい。

 

送付状を添える

エントリーシートだけを封筒に入れて送っている方も多いのではないでしょうか?しかし、エントリーシートや応募書類を送付する際には、送付状を添付するのがマナーだそうです。送付状を添えて送るようにしましょう。

 

クリアファイルに入れる

完璧なエントリーシートを書いて送ったつもりでも、もし何か問題が生じて、封筒が濡れてしまった場合を考えると、クリアファイルに入れて送付することが得策だと思います。企業によっては、無駄な作業が増えるのでクリアファイルは不要という場合もあるそうなので、そのあたりは要項をしっかり熟読して下さいね。基本的には、エントリーシートと送付状をクリアファイルに入れて送るようです。

 

今回のまとめ

今回は、手書きエントリーシートを送る時のマナーについてお話させて頂きました。2月下旬から3月上旬にかけて手書きのエントリーシートを企業へ送る機会が増えると思いますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

宛名には敬称をつける
宛名 敬称
個人 佐藤 様
官庁、会社、学校 御中 〇〇株式会社 御中
職名 殿 採用担当者 様
個人付職名 様、殿 人材課佐藤 様
内容物を記載する

「エントリーシート在中」や「応募書類在中」と赤字で記載します。

封筒の裏には名前を記載する

住所、大学・学部名、氏名、郵送した日付を記載します。

送付状を添える

エントリーシートだけでなく、送付状を添えましょう。

クリアファイルに入れる

エントリーシートと送付状をクリアファイルに入れて郵送しましょう。


エントリーシート通過のために知っておきたい6つのコツ


就職活動中の皆さん、定期試験も終わり就職活動一本で力が入っている方が多いのではないでしょうか。私も2月上旬に定期試験が終わり、説明会とエントリーシート記入、選考会に日々追われています。皆さんはエントリーシートにどのような工夫をこらしているでしょうか?最近ではWEBで提出できるエントリーシートも多くみられますが、まだまだ手書きで郵送のみ受付の企業も多いですよね。

私は先日から大手出版社のエントリーシートと睨めっこをしていました。他業界と比べて文量も多く、課題作文写真を用いてあなたらしさを表現して下さいという設問など、机に向かったのは良いものの、「うーん」と悩みっぱなしでした。

そこで今回は手書きのエントリーシート提出の時に実際に私が活用しているコツをいくつかご紹介したいと思います。黒ペン1色でエントリーシートを記入している人はぜひ参考にして頂きたいです。

 

黒ペンを2本用意する

太字の黒ペン細字の黒ペンを2色用意し、強調したい箇所や重要な箇所は太字の黒ペンで記入します。私はこの手法をどの企業のエントリーシートでも必ず使っています。人事の方も読みやすいと思いますし、実際に提出前に読み返す時にも読みやすく、ポイントを確認するのにも役立つと思います。

 

何色かのペンを用意する

黒字指定のエントリーシートでは出来ないのですが、色の指定がない場合には、赤ペン青ペンを活用して大事な箇所の色を変えています。ただ、赤字や青字が多すぎると派手になってしまうので注意が必要です。最も重要なところを色づけすれば良いのではないかなと思います。また、赤で下線を引いて目立たせるのも良いと思います。

 

簡単なイラストを描く

私は決して絵が得意なわけではありませんが、白紙で「自由にあなたを表現して下さい」などの設問の場合には、出来るだけイラストを添えるようにしています。企業の方の評価ポイントは分かりませんが、一生懸命描いたのだろうなと思って頂けるのではないかと思いますし、イラストがあることによって人事の方の目にとまるのではないかと思いイラストを描くようにしています。

 

グラフを書く

これも白紙で「自由にあなたを表現して下さい」というような設問の場合に用います。企業は社会貢献だけでは成り立ちません。どの企業も利潤を求めることで成り立っています。その時に大切になるのが指標となる成果・結果です。これまでに私が経験してきたことで、何が成果に繋がったのかをグラフとして表現しています。これは棒グラフでも円グラフでも良いと思います。私は人事ではありませんが、企業の方から「アウトプットが大切だよ」と言われるので、アウトプットして得た成果や結果をグラフで表現すると良いのではないかなと思います。

 

練習に練習を重ねる

これは私がいつも失敗していることです。手書きのエントリーシートは修正液を使うことは基本的にNGと聞きますので、1文字1文字に魂を込めなければなりません。しかし、私はいつも大して練習もせずに書き始め、失敗してやり直すことになります。練習は必ず必要です!下書きをして、誤字脱字がないかしっかりとチェックをしてから書きましょう。

 

保管用にコピーを取る

エントリーシートは何十社にも提出すると思います。A社には何を書いて、B社には何を書いたかということは完璧に記憶することはほぼ不可能です。もしエントリーシートが通過して面接となった場合に、どんなことを書いてどんな思いで志望しているのかを人事の方に伝えるためにもエントリーシートはコピーして保管しておくことをオススメします。

 

今回のまとめ

エントリーシートは、人事の方に「この学生に会ってみたい」と思って頂くことが最も重要だと思います。そのために、私が活用しているちょっとしたコツをご紹介してきました。

黒ペンを2本用意する

・太字と細字の黒ペンで強調したい箇所を目立たせましょう。

何色かのペンを用意する

・赤ペンや青ペンを活用して目立たせましょう。

簡単なイラストを描く

・イラストを添えることであなたの思いを表現しましょう。

グラフを書く

・成果や結果を表現したい時に最適だと思います。

練習に練習を重ねる

失敗しないためにも下書きは必ずしましょう。

保管用にコピーを取る

面接にも役立ちますので保管用として残しておきましょう。