メールで面接の日程変更をする時の5つの注意点【テンプレ付】


大手企業では秋採用がスタートしていますが、就職活動はいかがでしょうか。8月まで就活を休んでいて、これからまた再開するという方も多いですよね。留学から帰国して、これから就活!という学生の方もいらっしゃるでしょう。これから説明会などに参加し、選考を進まれていくと思いますが、そのなかで面接の日程を変更してもらう機会があるかも知れません。企業から面接の日程を指定される場合もあれば、自分で日時を登録する場合もありますが、急用が出来てしまった場合他社の選考と被ってしまった場合は、面接日程を変更してもらわなければなりません。今回は面接日程の変更に関して、適切なメールの方法についてお話したいと思います。

メールの構成

ビジネスメール 面接

(1)件名

件名には、「面接日程変更のお願い」などと打ち込みます。学生同士のメールでは、件名なしで送ることが多いと思います。しかし企業の方は1日に数十件のメールを処理しますので、件名がないメールは飛ばされてしまう可能性がありあす。メールには必ず件名を記入しましょう。

(2)会社名、事業部名、宛名

「●●株式会社 人事部××様」という風に記入します。会社名はもちろん、事業部名(たとえば総務部、人事部などです)、そして宛名を書きます。宛名の漢字など間違えないようにしましょう。例えば「古田様」と「吉田様」を間違えるなど、メールをもらう側は良い気分はしませんので注意が必要です。

(3)挨拶+氏名

「お世話になっております」「新卒採用を希望しております」などと挨拶した上で、○○大学○○学部の××と申します。と名乗ります。

(4)予約日変更の理由

「予約していた○月○日ですが、大学のゼミでの発表と重なってしまい、貴社へお伺い出来なくなってしまいました」など理由を必ず明記しましょう。

(5)結び

結びには、謝罪の文と、「宜しくお願い致します」といった文章を加えます。申し訳ないという気持ちを込めてメールを作成するように努めてくださいね。テンプレートをそのまま使うのではなく、あくまで自分の言葉を使いながら書くよう心掛けた方が良いのではないかと思います。

例文

では実際にどのようなメールを送れば良いのかテンプレートをご紹介しますので、参考にしてみて下さい。

内定株式会社

人事部 田中様

9月18日15:00から面接をして頂くことになっております

就職大学経済学部経済学科の内定太郎と申します。

 

面接の日程を変更して頂きたくご連絡いたしました。

予約させて頂いていました9月18日に、

ゼミの卒業論文の中間発表が重なってしまい、

貴社にお伺いすることが出来なくなってしまいました。

 

勝手なお願いで申し訳ございませんが、もし可能であれば

9月20日以降に面接を受けさせて頂けないでしょうか?

お手数をおかけして大変恐縮ですが、

何卒、宜しくお願い申し上げます。

 

内定株式会社

人事部 田中様

新卒採用を希望しています、

就職大学経済学部経済学科の内定太郎と申します。

 

9月18日15:00よりお約束しておりました面接につきまして、

大変恐縮ですが、別の日程に変更させて頂けないでしょうか?

ゼミの発表と重なってしまい、貴社にお伺いすることが困難となりました。

大変申し訳ございません。

 

勝手なお願いで申し訳ございませんが、もし可能であれば

9月20日以降に面接をして頂けないでしょうか?

お手数をおかけして申し訳ございませんが、

何卒、宜しくお願い申し上げます。

 

今回のまとめ

今回は、急な面接日程の変更の時に、適切なメール文章についてお話してきました。

ビジネスメール 作成

これまで友達や両親くらいにしかメールを作ったことがない場合、企業の方にメールをするのはとても難しいことです。初めはメールを作成するのに時間がかかってしまうかもしれませんが、少しずつ慣れていきますので、時間がかかってもしっかりと取り組むようにしましょう。電話だけで済ませるのではなく、改めてメールを入れることで、「真面目な学生」「熱意のある学生」だと認識してもらえると思います。

また、申し訳ないという謝罪の気持ちを込めるようにしましょう。面接となると、営業担当者やもしかしたら取締役が日程を調整してくれていたのかもしれません。忙しいビジネスマンの時間を割いてしまい、日程を変更して頂くということを詫びるようにしましょう。

件名

会社、事業部名、宛名

挨拶、氏名

予約日変更の理由

結び