これまで家族や友達にメールを送ることはあっても、社会人や人事担当者にメールを送る機会ってありませんでしたよね？
しかし、社会に出るとビジネスメールを使いこなさなければなりません。
それに、今後OB訪問や選考に関するメールを企業の方に送らなければならない状況がさらに増えてきます。
そこで今回は、私が調べた「社会人にメールを送る時に失礼にならないマナー」についてご紹介したいと思います。ぜひ参考にしてみて下さいね！
１｜送信者を設定する
メールソフトには、送信者を設定する機能がついています。
自分の氏名を登録しておくことで、相手がメールを受け取った時に、誰から届いたメールなのか一瞬で分かってもらうことができます。
２｜簡略な件名にする
社会人の方には、毎日数十通のメールが届くそうです。朝、会社へ出勤すると、その数十通のメールをチェックするのです。
しかし、なかには迷惑メールや、件名が設定されていないメールが混ざっており、それらのメールは無視することもあるそうです。ですので、必ず件名を設定し、メール内容が件名だけで分かるようにしておきましょう。
３｜メールアドレスを使い分ける
普段使用しているメールアドレスと、就活用のメールアドレスを使い分けるようにしましょう。就職情報サイトから毎日数十通のメールが届き、うんざりしている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
私用のメールアドレスと、就活用のメールアドレスを設けることで、そういったストレスも少しは緩和できるかもしれません。
４｜内容は丁寧かつ簡略にまとめる
OB訪問や説明会参加などのメールを作るって難しいですよね。これまでビジネスメールを作成したことがない方は、どんな風にメールを作成すれば良いのか分からないものです。
そのため、伝えたいことが一体何なのか、分かりにくいメールを作る学生が多いそうです。メールは、最も伝えたい内容を相手に伝えることが第一です。ですので、内容を簡略にまとめたいですね。
とは言え、内容だけを送るのは失礼にあたりますので、相手のことを気遣うことも大切です。また、20～30字ごとに改行をしたり、適当な箇所で空白の行をつくると良いですね。
５｜誤字脱字の確認をする
送られてきたメールを見た時に、誤字脱字があった場合、社員の方は、「適当に作ったメールを送ってきたのではないか？」と疑ってしまうそうです。
たとえ真剣に文面を考え、送ったメールでも、誤字脱字があるだけで、「適当なメール」として扱われてしまいますので、社会人の方や人事担当の方にメールを送る際は、誤字脱字がないか必ずチェックをしましょう。
６｜宛名の確認をする
宛名が間違っていれば元も子もありません。送信する前に、もう一度宛名を確認するクセをつけましょう。
▼今回のまとめ
大学では、メールのマナーを手取り足取り教えてくれるわけではありませんよね。OB訪問や、面接の日程調整などでメールを送る際には、相手に失礼のない文章を、自分の言葉で作らなければなりません。
今回は、社会人にメールを送る時に、失礼にならない最低限のマナーをご紹介してきました。
１｜送信者を設定する
メールソフトには、送信者を設定できますので、氏名を登録しておきましょう。そうすると、企業の方も誰からメールが来たのか一目で判断することができます。
２｜簡略な件名にする
社会人の方には、毎日数十通のメールが届くそうです。出勤するとメールチェックをされますが、件名が設定されていない場合は、無視されてしまいます。それではいつまで経っても返信が届きません。
メールの件名は「分かりやすい」ことが何より大切です。受信フォルダをパッと見ただけで内容が分かる件名を設定しましょう。
３｜メールアドレスを使い分ける
普段使用しているメールアドレスと、就活用のメールアドレスを使い分けることで、メールチェックの効率が上がります。
４｜内容は丁寧かつ簡略にまとめる
ビジネスメールを送るのは難しく、伝えたいことが一体何なのか分かりにくい学生が多いそうです。しかし、ただ内容だけを送るのは失礼にあたりますので、メールでも相手のことを気遣うことが大切です。
また、20～30字ごとに改行をしたり、適当な箇所で空白の行をつくるとGOODです。
５｜誤字脱字の確認をする
送られてきたメールを見た時に、誤字脱字があった場合、社員の方は「適当に作ったメールを送ってきたのではないか？」と疑ってしまうそうです。たとえ真剣に考え、作ったメールでも誤字脱字があるだけで、「適当なメール」として扱われてしまいますので、誤字脱字のチェックは必ず行いましょう。加えて文章がおかしくないかのチェックもしましょう。
６｜宛名の確認をする
宛名が間違っていれば元も子もありません。送信する前に、もう一度宛名を確認するクセをつけたいですね。
