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メールで面接の日程変更をする時の5つの注意点【テンプレ付】


大手企業では秋採用がスタートしていますが、就職活動はいかがでしょうか。8月まで就活を休んでいて、これからまた再開するという方も多いですよね。留学から帰国して、これから就活!という学生の方もいらっしゃるでしょう。これから説明会などに参加し、選考を進まれていくと思いますが、そのなかで面接の日程を変更してもらう機会があるかも知れません。企業から面接の日程を指定される場合もあれば、自分で日時を登録する場合もありますが、急用が出来てしまった場合他社の選考と被ってしまった場合は、面接日程を変更してもらわなければなりません。今回は面接日程の変更に関して、適切なメールの方法についてお話したいと思います。

メールの構成

ビジネスメール 面接

(1)件名

件名には、「面接日程変更のお願い」などと打ち込みます。学生同士のメールでは、件名なしで送ることが多いと思います。しかし企業の方は1日に数十件のメールを処理しますので、件名がないメールは飛ばされてしまう可能性がありあす。メールには必ず件名を記入しましょう。

(2)会社名、事業部名、宛名

「●●株式会社 人事部××様」という風に記入します。会社名はもちろん、事業部名(たとえば総務部、人事部などです)、そして宛名を書きます。宛名の漢字など間違えないようにしましょう。例えば「古田様」と「吉田様」を間違えるなど、メールをもらう側は良い気分はしませんので注意が必要です。

(3)挨拶+氏名

「お世話になっております」「新卒採用を希望しております」などと挨拶した上で、○○大学○○学部の××と申します。と名乗ります。

(4)予約日変更の理由

「予約していた○月○日ですが、大学のゼミでの発表と重なってしまい、貴社へお伺い出来なくなってしまいました」など理由を必ず明記しましょう。

(5)結び

結びには、謝罪の文と、「宜しくお願い致します」といった文章を加えます。申し訳ないという気持ちを込めてメールを作成するように努めてくださいね。テンプレートをそのまま使うのではなく、あくまで自分の言葉を使いながら書くよう心掛けた方が良いのではないかと思います。

例文

では実際にどのようなメールを送れば良いのかテンプレートをご紹介しますので、参考にしてみて下さい。

内定株式会社

人事部 田中様

9月18日15:00から面接をして頂くことになっております

就職大学経済学部経済学科の内定太郎と申します。

 

面接の日程を変更して頂きたくご連絡いたしました。

予約させて頂いていました9月18日に、

ゼミの卒業論文の中間発表が重なってしまい、

貴社にお伺いすることが出来なくなってしまいました。

 

勝手なお願いで申し訳ございませんが、もし可能であれば

9月20日以降に面接を受けさせて頂けないでしょうか?

お手数をおかけして大変恐縮ですが、

何卒、宜しくお願い申し上げます。

 

内定株式会社

人事部 田中様

新卒採用を希望しています、

就職大学経済学部経済学科の内定太郎と申します。

 

9月18日15:00よりお約束しておりました面接につきまして、

大変恐縮ですが、別の日程に変更させて頂けないでしょうか?

ゼミの発表と重なってしまい、貴社にお伺いすることが困難となりました。

大変申し訳ございません。

 

勝手なお願いで申し訳ございませんが、もし可能であれば

9月20日以降に面接をして頂けないでしょうか?

お手数をおかけして申し訳ございませんが、

何卒、宜しくお願い申し上げます。

 

今回のまとめ

今回は、急な面接日程の変更の時に、適切なメール文章についてお話してきました。

ビジネスメール 作成

これまで友達や両親くらいにしかメールを作ったことがない場合、企業の方にメールをするのはとても難しいことです。初めはメールを作成するのに時間がかかってしまうかもしれませんが、少しずつ慣れていきますので、時間がかかってもしっかりと取り組むようにしましょう。電話だけで済ませるのではなく、改めてメールを入れることで、「真面目な学生」「熱意のある学生」だと認識してもらえると思います。

また、申し訳ないという謝罪の気持ちを込めるようにしましょう。面接となると、営業担当者やもしかしたら取締役が日程を調整してくれていたのかもしれません。忙しいビジネスマンの時間を割いてしまい、日程を変更して頂くということを詫びるようにしましょう。

件名

会社、事業部名、宛名

挨拶、氏名

予約日変更の理由

結び


就職カウンセラーに聞いた正しい内定辞退の方法とは


就職活動を終えた皆さん、まだまだ就活を頑張っている皆さん、7月に入り、そろそろ定期試験も近づいてきましたが、どのようにお過ごしですか?私は、つい先日就職活動を終えました。最終的に3社から内定を頂くことができ、非常に有難かったのですが、入社出来るのはそのなかの1社だけ。どの会社に入社すべきなのか悩むものです。私は「自分自身がやりたいこと」と「将来性」を軸に会社を決定しました。ただ、心苦しいのが内定辞退の連絡です。面接では良好な関係を築いていましたし、人柄に惹かれた部分もあったので、辞退した2社とも、申し訳ない気持ちでいっぱいでした。私は念のため大学内のキャリアセンターで、内定辞退の方法について相談してきましたので、今回は就活のプロから聞いた!内定辞退の方法をお話したいと思います。

いきなり内定辞退の電話をするのではない

WEB上では「内定辞退をメールで済ませるのは有り得ない!」と書かれているのをよく見ますので、私も、「メールはダメなのだな」と理解していました。しかし、プロに言われたのはこうです。「午前中に内定辞退の連絡をメールで入れ、半日後に辞退の電話をかける」。なぜメールをしてから電話をかけるかというと、担当者が捕まらない可能性もありますし、まずはメールで辞退の旨を伝えてから、再度電話をした方が採用担当の方も心構えが出来るからです。もし、午前中にメールを入れ、すぐに電話がかかってきた場合には、しっかりと対応できるようにしておく必要があります。

辞退の理由は正直に話そう

「就職活動を続ける」、「他社に内定が決まった」など内定辞退の理由は様々あると思いますが、理由は正直に話すべきだと思います。これまで代表・役員・先輩社員・採用担当など多くの方の時間を割いて、面接して頂いたので誠意としてきちんと理由を話すべきだと思います。ここでも就活のプロに言われたのは、「よく内定辞退を伝えると、呼び出されてお茶をかけられたなどの事例を聞くけど、実際にはそのようなことをする企業は極めて稀」ということです。私は内定辞退の理由を電話口で尋ねられ、正直に答えると、採用担当の方から「弊社としては残念ですが、内定先で頑張って下さいね」と言って頂きました。この言葉には本当に感謝しましたし、来春から頑張ろう!という気持ちになれました。

相手は社会人、内定先を伝えてもOK

もし「他社に内定が決まった」と言った時に「それはどこの企業ですか?」と尋ねられた場合には、内定先を伝えてもOKとのことです。もし言いたくない場合には「内定先にもご迷惑がかかってしまうので、控えさせて頂きます」と答えても大丈夫だと言われました。ただ、私は2社に内定辞退のご連絡をしましたが、どこの企業に行くのかということは一切聞かれませんでした。相手は社会人ですので、内定先を伝えたからと言って、何か問題が発生するということはほとんどありませんし、不安に思う必要はないと思います。

内定承諾書には、法的拘束力はない

私が大学内のキャリアセンターで尋ねたかったのはこの質問です。内定承諾書をすでに提出してしまっていたので、大丈夫だろうか…という不安がありました。ただこの不安もすぐに解消されましたが。「内定承諾書には法的拘束力はないので、提出済みだからといって入社することが決まっているわけではありません。断ることも出来ます。」この回答を聞いて、ホッと肩をなで下ろしました。ただ、念のために内定承諾書を提出する前に事前にコピーを取っておいた方が良いのではないかと思いました。(提出してしまったら読み返すことが出来ませんので)

今回のまとめ

今回は内定辞退のお話をしてきました。複数社から内定を頂けることは非常に有難いことですが、入社出来るのはたった1社。どうするべきなのか判断に悩むこともあるでしょう。内定先を決定したら、早めに内定辞退の連絡をし、誠実に対応することを心掛けたいですね。

内定辞退 謝罪

いきなり内定辞退の電話をするのではない

午前中に内定辞退のメールを送り、半日後に改めて電話をして内定を辞退します。いきなり電話をかけると担当者が不在の場合もありますし、内定辞退の旨を伝えておくことで担当者も心構えが出来ます。

辞退の理由は正直に話そう

内定辞退の理由は誠意をもって正直に話すべきだと思います。とても心苦しいことですが、何度も面接をして、自分のために時間を割いて下さった企業なので、正直に話し、申し訳ない気持ちで対応することが誠意だと思います。

相手は社会人、内定先を伝えてもOK!

担当者は社会人なので、内定先に何か圧力をかけることはまずありません。もし、尋ねられた場合には答えても問題ないと思います。しかし、私は2社に内定辞退の申し出をした際は、内定先を聞かれることはありませんでした。「内定先で頑張って下さいね」と快く対応して下さる企業がほとんどではないかと思います。

内定承諾書には、法的拘束力はない

すでに内定承諾書を提出してしまっている場合、内定を辞退しても大丈夫なのだろうか…と心配になりますよね。でも、内定承諾書には法的拘束力は一切ありませんので、心配しなくて大丈夫だそうです。

 


意外と知らない?内定通知後のお礼状のいろは【サンプル文】


現在までに企業から内定を頂いた皆さん、内定した企業にお礼状を送りましたか?内定をもらったら嬉しいのは当たり前ですし、浮かれてしまってつい内定のお礼状を出すのを忘れた!となってしまうかもしれませんが、内定を頂いたことに対して感謝し、そして入社後の決意を改めて示すために内定のお礼状を送っておく必要があります。正直なところ、私はこれまでに内定のお礼状を送ったことがありませんでした。(浮かれてしまっていたんです…)でも、やはり後々お礼状を送らなかったことを後悔しましたし、「内定のお礼状」ということすらも知らなかったことを恥ずかしく思いました。私自身の教訓も踏まえて、今回は「内定のお礼状~例文」をご紹介したいと思います。ぜひ参考にして頂きたいと思います!

お礼状の基本

お礼状は、内定を頂いたらすぐに送るようにしましょう。基本的にはボールペンまたは万年筆で、手書きで書きます。一般的には縦書きがノーマルだそうですが、横書きでも問題ないようです。では、実際にお礼状の書き方と例文(サンプル)をご案内します。

頭語

拝啓、謹啓のどちらにも「謹んで申し上げます」という意味が込められています。基本的にはどちらの言葉を使っても構いませんが、謹啓の方が、拝啓よりも敬意の高い言葉です。

宛名

 会社名、人事担当者名を記載します。

時候の挨拶

時候の挨拶は、季節や天候を表す挨拶で文頭に記載します。

内定のお礼

「この度は内定を頂き、有難うございます」と記載します。

感謝の気持ちと入社後の熱意

内定を頂いて感謝する気持ちと、入社後どのように頑張っていくのか、入社までにどのようなことに取り組むのかなど決意を記載します。この部分は定型文ではなく、自分自身の率直な気持ちを書けば良いと思います。

文末

「取り急ぎ、書面にて御礼申し上げます」と記載すれば良いと思います。

結語

頭語で「拝啓」と記載した場合には「敬具」、「謹啓」と記載した場合には「敬白」と記載します。

後付け

後付として日付、大学名、氏名を記載します。

内定のお礼状(例文)

内定 お礼状

内定 お礼状

ぜひ上記2つのサンプル文を参考にして内定のお礼状を書いてみてはいかがでしょうか。